Control de gastos de flota
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El control de gastos de flota


El responsable del control de flotas de la empresa y encargado de la logística, es quien debe garantizar la seguridad de cada vehículo, su correcto funcionamiento y su eficiencia energética, siendo responsable del control de flotas, su mantenimiento y los gastos derivados de ella.

Más allá de la localización de vehículos por gps, el control logístico y la administración la flota de la empresa conlleva abordar de forma completa una serie de aspectos importantes para cada uno de los vehículos.

No en vano un gran porcentaje del coste total que genera la flota es consumido por un mal control de aspectos tales como el gasto de combustible y las malas políticas en el mantenimiento técnico de los vehículos.

Mantenimiento de los vehículos


La importancia de efectuar periódicamente las operaciones de mantenimiento de los vehículos incide de lleno en su coste y en su seguridad. Se hace imprescindible contabilizar los kilómetros que se van recorriendo y estar pendiente de estos para realizar los acciones pertinentes. En el ámbito del control de flotas cabe destacar dos tipos de mantenimiento:

Mantenimiento preventivo

Una buena acción preventiva conforme a las recomendaciones del fabricante evitará que los vehículos consuman más de lo esperado y actuará como protección ante el riesgo de la integridad física de sus conductores y las personas que transitan por la vía pública, disminuyendo además las probabilidades de ser sancionados.

Los mantenimientos preventivos de los vehículos debe llevarse a cabo en sus fechas correspondientes, guiados por las directrices del fabricante y la experiencia del responsable de la flota y sus conductores.

No pueden obviarse las comprobaciones básicas por kilometraje y fechas, como las relacionadas con los niveles de líquidos, agua, aceite, líquido de frenos, discos y tambores, escobillas, alumbrado y neumáticos. Pastillas y discos de freno, tacógrafos, amortiguación, bujías o calentadores, baterías, elementos de seguridad, etc.

El control de flotas debe ser exhaustivo en las tareas de mantenimiento preventivo para ahorrar una buena cantidad de dinero.

Mantenimiento correctivo

Lo forman aquellas operaciones técnicas debidas a situaciones imprevistas y deben llevarse a cabo para la rehabilitación de los vehículos cuando estos han sufrido una avería. Es un tipo de mantenimiento es inevitable y sólo puede minimizarse con una buena política de control de los vehículos.

Los mantenimientos periódicos, sean preventivos o correctivos, representa una partida de gasto que debe contabilizarse para obtener el rendimiento específico de cada vehículo.

Gasto de combustible


Es otro de los aspectos importantes que debe contemplar un adecuado control de flotas. El responsable de la gestión debe tener información real y constante del consumo de cada unidad puesto que esta partida representa uno de los mayores gastos ocasionados por la flota de vehículos.

El consumo medio debe mantenerse siempre en un estado óptimo, vigilando que se encuentre dentro del rango que especifica el fabricante. Un consumo medio muy elevado debe hacer saltar las alarmas que indican que se tiene que llevar a cabo una inspección en el vehículo, cuando no sea atribuido a causas fortuitas o naturales.

Repostajes de combustible


En estaciones de servicio o desde tanques locales, es necesario llevar controlar cada uno de los repostajes que se realizan, anotando en una ficha su fecha y hora, el valor del cuenta kilómetros, los litros repostados y la identificación del conductor que lo realiza, guardando un historial a nivel de cada vehículo. Para controlar el gasto que presenta el repostaje, debe anotarse también el precio del litro de combustible en el momento del repostaje. El análisis posterior de estos datos, bebidamente agrupados y ordenados nos dará como resultado el gasto total ocasionado por el consumo de carburante.

Control administrativo


Es otro de los aspectos que debe ser tenido en cuenta por el responsable del control de flotas, pues representa otra de las partidas de gasto bastante significativa. De entre estos gastos destacamos:

Seguros

Debe llevarse un detallado registro de las pólizas de seguro de responsabilidad civil contratadas para cada vehículo. Su período de vigencia y su importe, así como los datos de la compañía suscriptora y las cláusulas más relevantes de las pólizas. Además tener deben tenerse presente las fechas de renovación de las mismas.

Sanciones

Suelen ser inevitables y frecuentes, toda vez que los vehículos de la flota están en constante movimiento. Normalmente deben ser recurridas y tiene que guardarse un completo registro de los detalles de cada sanción. Escanear y guardar los boletines y documentos relacionados y toda la documentación que se va generando para ser trasladada al departamento jurídico de la empresa.

Siniestros

Desafortunadamente pueden llegar a ser frecuentes e ir desde situaciones leves a casos más serios y costosos. La ocurrencia de un siniestro debe generar inmediatamente un registro donde se anoten todos los datos relacionados con el suceso, vehículos implicados, datos de los conductores y de terceros, compañías de seguro, descripción detallada, copia de los partes y el montante de los gastos y reparaciones ocasionados.

Otras partidas de gastos

Existen otros tipos de gastos que pueden computarse como gastos fijos de cada vehículo. Tales son por ejemplo los gastos de adquisición, los sueldos y salarios de los conductores, gastos de taller y de su personal, los impuestos y tasas que se generan. etc.

Rentabilidad de la flota de vehículos


Como hemos visto, un adecuado control de flotas implica el registro, para cada vehículo, de las partidas de gastos generadas. Disponer de toda la información y analizar cada partida nos llevará al coste real, que en conjunción a las ventas, nos dará como resultado la rentabilidad individual y el grado de productividad.

Nuestro software de control de gastos de flota


La cantidad de información que se desprende del control de flotas, su frecuencia y la necesidad de su análisis, hacen de este tipo de gestión una tarea ardua y no exenta de implicar errores.

Efectuar este control con hojas de Excel resultará irremediablemente insuficiente y lo que es peor hará que el trabajo se vuelva tan caótico que acabe fallando.

Nuestro software de control de gastos de flotas de vehículos y maquinaria, está diseñado para asumir todo el trabajo expuesto y representa una eficaz herramienta informática insustituible para el responsable del parque de vehículos.

Pondrá a su disposición toda la estructura de registros necesarios para cada uno de los puntos citados. Sólo requerirá que introduzca los vehículos y repostajes y que especifique las reglas para los avisos periódicos de los mantenimientos de cada vehículo. Desde ese instante le ofrece un completo juego de informes y tablas de datos que le facilitarán toda la analítica.

Pero además le permitirá llevar el control de los historiales completos de cada unidad, sus reparaciones, materiales y mano de obra, registrar y controlar los tanques internos y sus llenados, sus consumos y un innumerable juego de informes.

Se trata de un programa estable, que desempeña sus funciones diariamente para cientos de clientes de ámbito nacional, es un software fiable y flexible. Sencillo de manejar y con amplias bondades cara al usuario. Puede trabajar en red local y en ordenadores individuales admitiendo desde uno a varios usuarios simultáneos.

 


Captura de pantallas

  • apuntes de la gestion de flotas
    Vista de apuntes de actividad de los vehiculos y maquinaria controlada

Video capturas


 

 

 

 


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control de flotas
windows compatible

– Mono y Multipuesto
– Mono y Multiusuario
– Sin límite de vehículos
– Trabaja en red local y remota
– Puede funcionar en la nube
– Cualquier sector o actividad
– XP, 2000, Vista, 7, 8, 8.1, 10


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Que opinan nuestros usuarios


“Ante todo daros las gracias por la amabilidad cada vez que os he llamado por alguna duda, y comentaros que pertenezco a la *********** de transporte, que por ahora es una asociación de transportistas de España. adquirí su software para el control de combustible y mantenimiento de flotas y me parece realmente muy bueno, así como superior a lo que en estos años he utilizado. Aparte del servicio de ayuda que tengo con vosotros en mis dudas, que es de muy alto valor para mí. Valoro muy positivamente la cantidad de información de todo tipo que puedes tener a golpe de click de ratón, y que no se pase ningún dato como revisiones, ITV, gastos, etc.”
J.L.M. (Usuario)

“Saludarles y decirles que su programa PETROLCAP me ha servido mucho en mi trabajo pues yo soy la encargada del control del gasto de combustible, realmente esta muy completo y quiero felicitarlos. Gracias y de nuevo Felicidades!.”
Mirna Girón

“Lo cierto es que ha pasado tiempo desde que empecé a buscar en internet un programa para control de vehículos y principalmente repostajes, decantándome por Petrolcap dada su sencillez, facilidad de uso y eficacia. Desde que fue adquirido en su día hasta el día de la fecha no tengo reproche alguno que hacer ni en cuanto al programa se refiere, ni en cuanto al trato personal en cada unas de las ocasiones en que nos hemos puesto en contacto, bien para modificación del programa, bien para consultas sobre funcionamiento del mismo…, por todo ello un 10”
Pedro A.Villora (J.C.C.M. Consejería de Fomento. Albacete)