Publicado el Deja un comentario

01 – Ayuda y descripción de acciones del programa SevinfAGENDA

Software para la gestión genérica de citas con sus clientes que incluye el control y seguimiento de incidencias multioperador.

Software de agenda de citas profesionales para llevar el control de las citas con sus clientes. Reserva fechas y horas gestionando trabajadores, servicios y departamentos. Incluye un módulo de registro, control y seguimiento de incidencias de su empresa o actividad laboral por tipos, departamentos y trabajadores. El programa es compatible con nuestro software de mensxajería SevinfSMS.

 

Requisitos:

  • No necesita conexión a Internet porque no funciona online.  Sólo necesitará Internet si se desea añadir la característica  de envío de mensajes por sms a los clientes, que es opcional.
  • Resolución mínima de pantalla:  1366 x 768.
  • Sistema operativo: Windows 7, 10.

 

Acciones iniciales después de la instalación:

1º Configuracion->Datos de mi empresa:
Establezca los datos correspondientes. Si no va a usar logotipo, cargue el fichero «LogoBlanco.bmp» que está en la carpeta del programa.
Para finalizar pulse sobre el botón Aceptar pata guardar los datos y cierre la ventana.

2º Ficheros->Clientes->»Añadir Nuevo».  Para registrar sus clientes.

Si alguno de sus clientes pertenecen o están de algún modo asociados a empresas, por ejemplo asegurados de compañías de seguros a las que vd. presta servicios, y le interesa registrar ese dato, puede dar  de alta dicha empr esa en el momento que está registrando el cliente. Use el NIF del cliente como código del mismo.

3º Ficheros->Servicios->»Añadir Nuevo».

Registre los distintos servicios o trabajos que llevan a cabo los trabajadores de su empresa. Por ejemplo: «Peinar», «Mechas», «Manicura»,  «Análisis clínicos», «Odontología», «Cardiología», etc. Después podrá asignar a cada uno de sus trabajadores los servicios que realizan de  entre los especificados. Puede asignar un color y un precio por servicio. También puede registrar los servicios directamente desde la ficha  del trabajador en cualquier momento.

4º Ficheros->Trabajadores->»Añadir Nuevo».  Para registrar sus trabajadores.

Especifique los horarios de trabajo del trabajador para cada día de la semana. Si un día o tarde no trabaja déjelo como 00:00.

Campo «Intervalo entre citas»: Especifique los minutos que pasarán desde una cita hasta otra. Por ejemplo para 5 minutos, los horarios  para asignarle citas serían por ejemplo Cita1:12:00 Cita2:12:05 Cita3:12:10

Campo «Clientes por intervalo de citas»: determina cuantos clientes a la vez serán atendidos en una cita. Por ejemplo para 2, los horarios para asignarle citas serían por ejemplo Cita1: 12:00  Cita2 :12:00  Cita3: 12:05  Cita4: 12:05

Estos dos campos determinan la «parrilla horaria» en la que marcaremos las citas para este trabajador.

Campo «PIN PARA EL CONTROLADOR«. Este campo sólo es modificable cuando se ha entrado al programa como el usuario «admin». Determina la contraseña personal del trabajador para acceder al programa.

El programa permite acceder como usuario registrado (Ej. admin) o como trabajador. En caso de acceder como trabajador, el programa  llevará directamente a la pantalla del ‘controlador’ del mismo donde se le muestran sus citas y podrá marcarlas como ‘hechas y finalizadas’,  etc.

Pestaña «Servicios que realiza»:  Asigne los distintos servicios que este trabajador realiza. Puede elegirlos de los que ya haya registrado anteriormente o crear y asignar nuevos servicios.

5º Ficheros->Centros o departamentos->»Añadir Nuevo». Registre los distintos departamentos o centros desde los y hasta los que asignará citas. Puede dejarlo en blanco si no usa distintos.

6º Ficheros->Estados de las citas->»Añadir Nuevo».

Registre los distintos estados en los que puede encontrase una cita. Después podrá filtrar por dicho valor para obtener vistas concretas. Como ejemplo de estados: «Pendiente», «Cancelada», «Finalizada», «Finalizada (no se presentó)» etc..

 

Pantalla Principal del programa.

– No cierre el programa. Manténgalo minimizado, Use para ello el botón de la esquina superior derecha de la ventana del programa, representado por una flecha blanca sobre fondo verde. Al pulsarlo el programa quedará en la bandeja del sistema (junto al reloj de Windows) con un icono que muestra una letra «A». Al hacer clic sobre ese icono volverá a aparecer la ventana del programa.

– Area de lista de citas:  Ocupa la mayor parte de la pantalla y en ella se muestran los registros de citas.

Las citas que muestra la lista vienen determinadas por el valor del rango de fechas que se establezca en el panel superior (panel de filtros). Por defecto se muestra siempre la semana actual. Puede cambiar dicho rango de fechas en los campos superiores.

Al hacer clic sobre una cita concreta se abrirá la ficha de la misma. Use clic derecho para obtener un menú emergente con más acciones.

La lista de citas también le permite asignar de forma rápida determinados valores sin necesidad de abrir  la ficha. Concretamente le permitirá asignar o modificar los campos: Referencia, Ok, Fecha de Hecho, Estado, Precio y Observaciones.

Puede exportar e imprimir la vista actual que muestre el area de lista de citas en cada instante. Explore la botonera superior.

– Panel de filtros:
Ocupa la parte superior de la pantalla y se muestran distintos campos por los que puede filtrar para obtener una lista de citas personalizada, por ejemplo de un determinado trabajador, cliente, estado actual, etc. Normalmente funcionan por expresión, mostrando aquellas citas que contienen la expresión que escriba en alguno de los campos de filtro.

– Botonera vertical izquierda:
Cada botón representa las acciones de acceso rápido que puede llevar a cabo.

– Pestaña (o Vista) de Avisos.
Cuando la seleccione se le mostrará la lista de los avisos registrados.

Use los botones «Nueva tarea», «Borrar actual» e «Impresión» para gestionar los avisos. Escriba el texto extendido del aviso en el campo «descripción extendida».

Si desea obtener las notificaciones que programe no cierre el programa. Simplemente manténgalo minimizado.

El la columna «Descripción de la tarea o Referencia» puede escribir su propia referencia. Cuando en una cita use ese valor, se le mostrará el texto que haya escrito en dicho aviso.

Botonera vertical izquierda

La componen los siguientes botones:
– Clientes: Le da acceso a las fichas de clientes.
– Vista de avisos: Cambia a la pestaña de Vista de avisos.
– Vista de citas: Cambia a la pestaña de Vista de citas.

– Nueva cita. Abre la ficha de creación de citas. En ella siga los pasos numerados del 1 al 6 en el margen vertical izquierdo. Obtendrá el cuadrante de citas de determinado trabajador para la fecha indicada mostrándole las horas disponibles para asignar la cita marcando su fila.

– Cita Rápida: Abre directamente la ficha de una cita en blanco para que rellene los campos de la misma.

– Borrar actual: Elimina la cita que esté actualmente señalada por el indicador de registro en la vista de citas.

– Exportar vista: Exporta a excel la vista que actualmente tenga en pantalla.

– Listados: Abre el dialogo de impresión de listados del programa.

Controlador: Muestra la ventana del controlador.

Ventana del controlador.

Diseñada para los trabajadores, muestra en pantalla a modo de lista, las citas pendientes de ese trabajador concreto hasta la fecha de hoy, indicando información especifica de cada cita, auto refrescándose y permitiendo escribir observaciones, avisos y cerrar cada cita concreta.

Se puede acceder desde el programa con el botón vertical izquierdo de la pantalla principal o bien entrando en el programa como un Trabajador concreto. La entrada al programa como trabajador concreto sólo permite el uso de esta Ventana del controlador. Ninguna otra opción es accesible.

 

Sistema de mensajería SMS.

El programa es compatible con nuestra aplicacion para el envio de mensajes SMS SevinfSMS.

 

Registro y seguimiento de incidencias:

Provee un lugar y un conjunto de procedimientos asociados donde registrar, seguir,  controlar, imprimir y cerrar la información disponible sobre las distintas incidencias que  puedan darse en el discurrir normal de la empresa o relación profesional.

Un registro de incidencia posee dos partes diferenciadas:

Cabecera de Incidencia: donde se registran los datos generales de la incidencia.

Guarda información relativa a: Número de registro de incidencia (numeración automática), fechas de apertura y cierre, Tipo, Temas y  Título de la incidencia, Persona u órgano responsable del seguimiento, Identificación (razón social o nombre de cliente o de proveedor,  número de documento, proveedor, etc) Categoría de la identificación (cliente, proveedor, albaran, numero de pedido, factura, etc…)  Descripción de la incidencia y documentos (ficheros doc, pdf, etc) asociados a este registro.

Actuaciones (que se llevan a cabo durante el proceso de la Incidencia), donde se registran las acciones de los distintos operadores hasta cerrar la incidencia.

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *